はじめに
特定技能外国人の支援人数が増えるほど、登録支援機関にとって負担となる業務の一つが、在留期間更新への対応です。
外国人ごとに異なる在留期限を管理し、必要な情報や資料を収集し、申請書類を作成・確認して申請する。数人であれば対応できても、50人、100人、さらに数百人となれば、一件ずつ処理する方法では大きな事務負担となります。
にしやま行政書士事務所では、この課題を解決するため、独自開発した「在留申請オンラインAPI」を活用した仕組みと「特定技能1号テンプレート」を組み合わせ、登録支援機関向けに在留期間更新許可申請取次サービスを提供しています。
特徴は、単に申請を代行することではありません。情報収集から申請までの業務を標準化し、大人数の更新申請を迅速かつ効率的に処理できる仕組みにあります。
この記事では、実際にどのような流れで更新申請を行うのか、以下にご紹介します。
フロー全体
上記が全体フローになります。注目頂きたいのは黄色の部分「登録支援機関」の列です。（発生する業務は一つだけ！）登録支援機関の皆様には、”特定技能外国人の支援”という本来業務に注力頂き、在留申請業務にかかる負荷を限りなく低減するご提案になります。
１．更新内容提示
特定技能１号における在留期間更新許可申請においては、新しい特定技能雇用契約に係る文書、具体的には下記（以下、”契約書等”）を入管に提出する必要があります。
第１－５号 特定技能雇用契約書
第１－６号 雇用条件書
第１－６号 雇用条件書別紙「賃金の支払」
にしやま行政書士事務所は、上記に関して、現契約からの変更点のみを、特定技能所属機関様から、お聞きします。
２．契約書等準備
にしやま行政書士事務所は、上記、特定技能所属機関様からお聞きした内容をもとに、契約書等を作成します。作成にあたっては、同事務所が独自開発した、「特定技能１号テンプレート」を使用します。
「特定技能１号」の在留申請に必要な、添付資料の量は、他の在留資格に比べ、群を抜いて膨大です。同テンプレートは、これら書類作成にかかる膨大な作業を、重複入力の排除、９か国語対応等の特長により、極限まで効率化しています。（事務所ホームページで無償にてダウンロード可能）
現在、更新内容の提示を受けてから当作業の完了まで、即日対応を実現しています。
３．契約書等締結
契約書等のうち、「第１－５号 特定技能雇用契約書」と、「第１－６号 雇用条件書」には、特定技能所属機関代表者の捺印と特定技能外国人の署名が必要になります。
こちらは、「第１－６号 雇用条件書別紙「賃金の支払」」も含めて、特定技能所属機関と特定技能外国人が、対面にてしっかり中身を確認した上で合意、署名・捺印すべきものであるため、特定技能所属機関に、署名・捺印を実施頂き、署名・捺印のなされた契約書等をPDFにて提供頂きます。
特定技能所属機関によっては、外国人の捺印を登録支援機関に依頼する運用にされているところもあるようです。
４．申請情報提供
特定技能１号の在留期間更新許可申請に必要な文書・情報には、契約書等以外にもあります。（課税証明書や、在留カード、パスポートのコピー等）これらの情報は、登録支援機関が提供を依頼・管理されているケースが多いため登録支援機関から提供頂きます。
登録支援機関が登場するのは、当ステップのみです。
５．申請準備
にしやま行政書士事務所は、提供された情報をもとに、ステップ２同様、「特定技能１号テンプレート」を使用し、残りの必要な文書を作成します。
また、にしやま行政書士事務所は、「nicras申請書テンプレート」を使って申請データを作成します。（申請データは「在留申請オンラインAPI」経由で”申請”されるため、「在留申請オンラインシステム」に改めて画面入力する必要はありません。）
現在、当作業についても、即日対応を実現しています。
６．申請前最終確認
申請取次行政書士は、申請人本人（もしくは代理人）の同意無くして法律事務の委任を受任してはならず、申請内容についても所属機関及び申請人本人の確認を得る必要があります（行政書士倫理綱領、入管法上の要請）。
このため、申請前に、特定技能所属機関及び申請人に、手続きのため提出する申請内容（申請書データと添付ファイル）について内容の確認を依頼し、申請について同意を得ます。
特定技能所属機関からはeメールで、外国人本人とは、迅速を期すため、LINEやWhatsApp等の通信アプリを活用します。
７．在留申請
にしやま行政書士事務所は、「nicras在留申請オンラインAPI」を使用し、API経由での「在留期間更新許可申請」を行います。エラーがなければ、申請から受領まで一瞬です。
送信翌日に、在留申請オンラインシステムから、受付番号通知メールが発行されるので、当メールを外国人と特定技能所属機関に共有します。
現在の在留期限が迫っているときは、にしやま行政書士事務所は、「特例期間の証明書※」を作成し、やはり外国人に提供します。金融機関によっては、在留カード券面の期限で口座を自動凍結してしまうため、受付番号通知を金融機関に知らせるよう外国人にアドバイスします。
※「特例期間の証明書」在留カード券面記載の在留期限を超えた際も、適法に在留していることの証明（警察等への提示用）
８．在留カード受取
入管による審査が完了すると、審査完了通知メールが発行されます。にしやま行政書士事務所は、当メールを外国人に共有し、管轄入管窓口にて新しい在留カードを受領するようアドバイスします。
おわりに
ここまで、にしやま行政書士事務所の登録支援機関向け在留期間更新許可申請取次サービスについて、実際の業務フローを8つのステップに分けてご紹介しました。
この仕組みのポイントは、「特定技能1号テンプレート」によって情報収集・整理を標準化し、そのデータを独自開発した「在留申請オンラインAPI」を活用した仕組みにつなげることです。
一件ずつ人の手で申請書を作成するのではなく、更新業務そのものを仕組み化する。 これによって、支援人数が多い登録支援機関ほど、大きな効率化が期待できます。
「更新申請に担当者の時間を取られている」「支援人数の増加に事務処理が追いつかない」「もっと効率的な方法に切り替えたい」とお考えの登録支援機関の方は、ぜひ、にしやま行政書士事務所へご相談ください。
支援人数が増えても、更新業務を人海戦術にしない。
在留申請オンラインAPIと特定技能1号テンプレートを組み合わせた、新しい在留期間更新の業務フローをご提案します。